อันดับแรกต้องดูก่อนว่าเราเป็นธุรกิจลักษณะใด ธุรกิจซื้อมาขายไป, ธุรกิจบริการ  เนื่องจากมีเกณฑ์การออกภาษีมูลค่าเพิ่ม(จุดรับผิดชอบ)ต่างกัน

1. ธุรกิจขายสินค้า ซื้อมาขายไป ตามระเบียบกรมสรรพากรต้องออกใบกำกับภาษีเมื่อส่งมอบสินค้า ดังนั้นไม่ว่าจะขายเครดิตหรือขายเงินสดเมื่อส่งมอบสินค้าแล้วต้องออกใบกำกับภาษีทันที เอกสารที่ใช้จึงเป็นใบส่งสินค้า/ใบกำกับภาษี จะรวมอยู่ในใบเดียวกันหรือจะแยกก็ได้
   จะเห็นว่าผู้ขายต้องรับภาระภาษีแล้ว แม้จะยังไม่ได้รับเงินก็ตาม(กรณีขายเครดิต)
2. ธุรกิจบริการ, ธุรกิจรับเหมา จะออกใบกำกับภาษีเมื่อมีการรับเงิน ดังนั้นเมื่อส่งมอบงานบริการ ก็จะออกแต่ใบแจ้งหนี้ และเมื่อถึงกำหนดรับชำระเงินก็จะออกใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี …ซึ่งได้อธิบายรายละเอียดระบบเอกสารสำหรับธุรกิจบริการ/ธุรกิจรับเหมาแยกไว้อีกบทความ

เมื่อรู้แล้วว่าใบกำกับภาษีต้องออกตอนไหนคำถามต่อมาก็คือ ให้เอกสารอะไรลูกค้าบ้างและให้ตอนไหน

ยกตัวอย่างกรณีขายเชื่อสินค้า ใช้เอกสารออกเป็นชุด 6 ใบ โดยใช้ IVกระดาษต่อเนื่อง 6 ชั้นใบกำกับภาษี/ใบส่งสินค้า/ใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จรับเงิน และ ใบวางบิล

1. เมื่อส่งสินค้า ให้ลูกค้าตรวจสอบสินค้าและเซ็นต์รับในเอกสาร เอกสารที่ให้ลูกค้า 2 ใบ คือ ต้นฉบับและสำเนาใบกำกับภาษี/ใบส่งสินค้า
2. เอกสารที่เหลือนำกลับบริษัทเก็บเข้าแฟ้มลูกหนี้ คือ
   1. ต้นฉบับใบแจ้งหนี้
   2. สำเนาใบกำกับภาษี/ใบส่งสินค้า
   3. ต้นฉบับใบเสร็จรับเงิน
   4. สำเนาใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี/ใบส่งสินค้า
3. สิ้นเดือนรวบรวม สำเนาใบกำกับภาษี/ใบส่งสินค้า ให้สำนักงานบัญชี
4. ครบกำหนดวางบิล ให้พิมพ์ใบวางบิล และนำต้นฉบับใบแจ้งหนี้จากแฟ้มลูกหนี้มาแนบ
   • ต้นฉบับใบวางบิล + ต้นฉบับใบแจ้งหนี้ ให้ลูกค้า
   • สำเนาใบวางบิลนำกลับมา เก็บเข้าแฟ้มลูกหนี้ แนบไว้กับเอกสารใบเสร็จรับเงินที่เหลืออยู่ ใบเสร็จรับเงินชุดใดไม่มีสำเนาใบวางบิลแนบแสดงว่าลืมวางบิล หรือยังไม่ครบกำหรดวางบิล
5. เมื่อครบกำหนดรับเงิน ต้นฉบับใบเสร็จรับเงินให้ลูกค้า สำเนาใบเสร็จรับเงินเอากลับบริษัท

The post ระบบเอกสารสำหรับผู้เริ่มทำธุรกิจส่วนตัว appeared first on ระยองคอม.